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今天我是在上班时读您的这封信的,这可是第一次。这两天我们的科长陪部长出差了,我手头的工作也都干完了,终于有了这难得的喘息之机。坐在办公室里读您的信其感觉与以往颇有不同:一边咀嚼着您关于做事的智慧,偶尔再回头看看身边那些低头忙碌着的同事们,心中便会生出一些对照与联想:这些工作经验与阅历要远胜于我的同事,他们是怎样看待和把握这些工作上的细节的呢?在以往的实际工作中,他们遇到相似情况又是怎样行事的呢?这种对照与联想大大加深了我对您所讲述内容的理解。你可能会说,如果以安全论,车上最安全的位置当数后排左座,即司机后面的位置,却因何未被视为上座,是否意味着方便优先,安全次之呢?也不尽然。在一些政务或外交礼仪中,确实是把后排左座视为尊位的。因为这时车上坐的都是政府要员或重要外宾,在这种情况下安全性就被提升到更重要的位置了。从这两种不同的排位方式,你就大致可以理解“方便为上”和“安全为上”的礼仪规则了。但什么是“尊重为上”呢?所谓“尊重为上”就是在遵守礼仪规则的同时,还要尊重客人的生活习惯和认知水平。比如说有时候客人在并非出于谦让的情况下坐错了位次,即坐在了下位,而这种错误又不影响别的客人,我们就应当将错就错尊重他的选择,而不必告诉对方“您坐错位置了”。这就是商务礼仪中通常说的客人坐的位置即为上的道理。在前面的故事中,如果我坚持和经理争辩他应该坐后排的话,也是违反了“尊重为上”的原则。既然我们确定这个章不能盖,在这个前提下,我们会想出怎样的好办法来呢?第一种办法:当着乙的面重新打电话向经理求证。这种做法的前提是凭你对乙的了解,乙不会对你的这种所谓“不信任”产生反感。第二种办法:你为自己找出一面挡箭牌,把球踢给自己的上级。比如:我们主任曾明确交待,在这种特殊情况下,盖章必须要经主任同意,然后你便可以堂而皇之地向你的主任请示了。主任的答复只会有两种可能:一是同意你为其盖章,二是要求你必须亲自向经理请示。无论你得到的是上面哪一种答复,都足以帮你解除窘境:同意你为乙盖章,将来出了事其责任自然由主任来承担;要求你给经理打电话,乙自然无话可说,因为你这是奉旨行事。亚洲电子游戏平台如果参会人员不是很多,而会议内容又较为重要,且有主要领导出席的话,应提前给所有参会人员再打一次电话提醒。读到这里,你大概会有些不以为然了,反正通知已经发了,即使对方忘了开会的事情,责任也不在你,何必多此一举呢?其实不然,作为会议的组织者,你有责任保证会议准时顺利地进行,因此再次提醒也是必要的。如果对方真是因忙于其他工作而忘记了开会,经你的提醒后,对方自会心存感激。

亚洲电子游戏平台见我久久不语,秦大姐平静了一下心绪,对我说:有时候,看似非常偶然的一个小小的错误,却需要你用一生的代价去弥补,而要想杜绝这种意外的发生,最好的办法就是养成一种良好的生活态度和生活习惯。如果我们去出席某个重要的活动,我们到达时对方已经准备了十分隆重的欢迎仪式,这个时候一定要等领导下车后我们再下车,否则就会有“掠光”之嫌。也许你会问,难道我们先下车为领导开车门也不好吗?如果我们是与领导一起坐面包车的话,领导边上的人可以为领导打开车门后,再避到车的后排去,为领导下车让出通道即可。若是坐轿车去,我们则不必为领导开车门了。这种情况下,欢迎的人群中自然会有人为领导开车门。当时,弗兰克并没有感到太多的意外。因为在楼里上班的人那么多,常常有人加夜班,他们都没有大门钥匙,他们也都知道,下班时间一过,出去之后就进不来了。所以,弗兰克想,也许有人临时要出去一下,怕进不来才采取了这么个临时措施。所以,他并没有马上去检查。他出去买了点吃的,打算吃完以后再检查(注意,这又是一个意外)。

除会上使用或发放的材料外,如有领导出席讲话,还应提前弄清是否需要为领导准备讲话稿或讲话提纲。因为在很多情况下领导出席只是为了提高会议的规格或表明领导对会议内容的重视程度,以便会后推行和落实,所以领导对会议本身的了解通常也远不如主办部门深刻。这种情况下,有些领导就喜欢叫主办部门准备讲话稿或讲话提纲。因此,在筹备有领导出席的会议时一定要问清楚是否需要准备讲话材料,由谁准备等。如果等临开会时,领导要讲话材料你却拿不出,就很被动了。这组通信共计23封,内容涉及礼仪、做事、为人处世等各个方面。其中关于商务礼仪的虽然只有两封,却透过坐车、吃饭这两件事向我们介绍了社交礼仪知识中的一些基本原则和规律,使我们可以触类旁通,举一反三,更难得的是行文风趣流畅,便于记忆;关于做事方面的通信较多,非常细致具体,操作性强;关于处世的内容不是很多,却是我最为欣赏的,一旦接受了这样的思维模式和价值观,对我们的一生都将产生积极的影响;关于做人方面的通信,我认为是最具智慧的部分,特别是在确立人生方向、寻找成功捷径等方面,其内容颇值得一读。通常情况下,应等领导上车后我们再上车,在领导上车时,我们应主动为领导打开车门。若是特别尊贵的客人,我们还应在打开车门的同时,礼节性地用另一只手护住车门的上沿,以防止客人上车时碰到头部。下车时,我们先下车,以便在领导下车时为之提供必要的服务或帮助。亚洲电子游戏平台秦大姐是文革前的最后一届大学毕业生,毕业后在机关实习不到半年,就和许多知识分子一道下放到基层劳动,直到70年代末才被落实政策调回机关,重又干起了办公室工作。秦大姐可不是等闲之辈,由于家学渊源,她不仅文字功底十分深厚,又写得一手好字,而且心思缜密,办事利落,只几年的工夫就被任命为秘书科科长。别看只是个科长,却不是一般人能够胜任的,她不仅要安排几位秘书负责各位局长的日常工作,而且一些全局性的重要材料的起草修订、重大活动的安排布置等等都离不开她。有人说,许多甚至连某些副局长都说不清看不准的事,她却知道得一清二楚。全机关的人都知道,秘书科科长的位置对于秦大姐来说,不过是个短暂的过渡,办公室副主任,乃至办公室主任的位子似乎也只等着空出来便任她去坐了。然而,一个很偶然的小小意外却彻底改变了这一切。

第4封来信随着我对工作和环境的逐渐熟悉和适应,再加上您的谆谆教诲,上班时的感觉比前些天好多了,只可惜——就在这个时候,那几个被竞选小组雇佣的家伙又出动了。这时已经是半夜了,他们胸有成竹地向已经贴好透明胶带的门走去。那是一个从地下车库进入楼梯间的门,直到他们伸手去开门,才意外地发现,门是锁上的。这一下,他们感到紧张了。我心里也充满了对秦大姐的同情,便替她鸣起不平来:其实这完全是一次意外,怎么能全怪您呢?要不是您写了一夜的材料,实在是困极了,也不会出这样的事呀!最容易被遗忘的是那种间隔较长的周期性事务工作,如财务人员每月某日报税、某日交保险等,每月只有一次(有些工作间隔更长,一年只有一两次),而每次的时间性又非常强,一旦错过后果又比较严重。对于类似情况,只要我们在每项工作规定日期的前一两天将其记录为待办事项,我们就不用担心遗忘了。

首先将你的工作进行分类,将每类工作可能形成的有关资料或单证建立一个文件夹。将平时工作中所形成的所有文件都及时地归入相应的文件夹中,这样不仅可以使你的办公桌变得干净整齐,而且可以使你在任何时候都能在最短的时间内找到你所需要的各种资料。另外,再建立一个待办或临时文件夹,将所有待办、在办或办完未及送交出去的文件或资料放进这个文件夹,并养成一个习惯:每天早晨或下午上班后,首先浏览一下这个待办文件夹。这样即可保证重要文件不会在你的手里丢失,而且也不会遗漏重要工作了。在确定会议参加人员时,除与会议主题相关的部门和人员外,如有需要对会议进行宣传报道的话,还应考虑请新闻媒体的人员参加。在确定会议时间时,在保证会议不与公司其他活动相冲突的前提下,尽量根据出席领导的方便进行安排。问题出在哪里呢?很显然,如果我一开始就把问题讲清楚,告诉对方应该将文件退给老王,就不会有后面一系列的尴尬了。当然,拒绝是要讲究一些技巧的。仍以此事为例,在老大姐第一次来退还文件时,不仅要向对方讲清情况,还要使对方能够愉快地接受。如:对不起,我们处有规定,这份文件应该由老王签收,您是不是再辛苦一趟直接给老王送去?如果您实在忙不过来,我就替您跑一趟。话说到这份上,对方一般都会高兴地转身离去。即使对方真的因为某种原因请我们代劳也会心存感激的。真若如此,我们也就只能辛苦一趟了,同时别忘了告诉对方:如果老王那边有什么问题我再找您。此后如果真的遇上老王拒收等意外情况,我们再回头找她,她也不会怪罪到我们的头上了。最后,即使真的不得不由我们替她把文件传给下一个处室,那么在对方心中则又会对我们多出一份感激。来信收到,您的坦诚又一次使我深受感动。常言道:为尊者讳。而您为了给我讲清道理,将自己所犯的“低级”错误也拿出来为我剖析。而这样一个偶然的意外事件却能成为您“人生中的一次重大转折”,也真的令人钦佩,如果我也能够像您这样把每一次错误都变成一份财富的话,也许就不需要您每天这样苦口婆心地教导了。

工作是否重要一般是就其影响程度而言的,而工作是否紧急则是就其时效性而言的。诚然,对于重要工作我们一般会给予更多的关注,也会投入更多的精力,要确保其完成的质量和达到的效果。但如果因此而忽视了一般性工作也是不允许的。特别是那些紧急工作,也许我们只需分出一点点精力就能完成它,但如果过度重视了重要工作而对之视而不见的话,小事也可能酿出大事故来的。我们长时间坐车时,特别是在午后或酒后乘车时,特别容易犯困,但这种时候我们尽可能不要打瞌睡。原因有三:一是对同车领导的不尊重。如果同车的领导都没有睡觉,而我们却睡着了,显然是过于放肆了。即使领导睡着了,我们也还有为领导保驾护航的责任。二是不利于安全行车。如果乘车的人都睡觉,受其影响司机也容易犯困,而司机一旦打瞌睡则是十分危险的。所以,无论从保护领导还是从保护自己的角度出发,我们在乘车时都不要睡觉。三是有损自身形象。在车上睡觉时,一般睡姿都不太雅观,而有些人在睡觉时还会有一些不良习惯,如呓语、打鼾等,这些本来都是很私秘的事情,我们为何要展示与他人呢?更何况这样很有可能会破坏你在领导或同事心目中的完美形象呢!亚洲电子游戏平台总之,及时地复述确认不仅可以帮你避免大脑进水的情况发生,更重要的是它还可以帮你在领导和同事的心目中树立你工作干练、作风严谨的良好形象——这对于一个年轻人可是极为重要的。

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